IL NOTAIO FUNZIONE E STRUTTURE ISTITUZIONALI

In Italia vi sono circa 5.000 notai, distribuiti nelle varie sedi comunali, stabilite dal Ministro della Giustizia.

Le sedi sono raggruppate in Distretti il cui ambito territoriale corrisponde, per lo più, con quello della Corte di Appello; i Distretti fanno capo al Consiglio Notarile Distrettuale.

Il Notaio è un Pubblico Ufficiale, ma non è inserito nelle strutture della Pubblica Amministrazione, per cui svolge la sua attività come prestazione di opera professionale a favore di chi la richiede, come un qualsiasi altro professionista.

Questa singolare combinazione di pubblico e di privato è la caratteristica peculiare del notariato moderno di tipo latino e di quello italiano in particolare, e ha le sue radici nella legge napoleonica del 25 ventoso (16-26 marzo 1803).

Tale scelta normativa è nata dalla constatazione che in uno Stato di diritto è necessario, se si vuole assicurare ai cittadini la certezza dei loro beni materiali e morali, che i più importanti atti giuridici dei privati siano affidabili, ovverosia siano redatti in modo adeguato alla volontà delle parti e conformi alla legge per forma e contenuto; siano chiari e non ambigui; abbiano assicurati i loro effetti tramite corretti adempimenti richiesti dalla legge; vengano conservati con sicurezza e siano facilmente reperibili in ogni tempo da chi via abbia interesse.

Il notaio pertanto è stato preposto dal Legislatore all'importante compito di fornire tale affidabilità anche al fine di prevenire le liti o, nel caso queste insorgano, di predisporre un efficace strumento di risoluzione. "I notari sono ufficiali pubblici istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire loro pubblica fede, conservarne il deposito, rilasciarne le copie, i certificati e gli estratti", così recita l'articolo primo della legge 16 febbraio 1913 n. 89, che tuttora disciplina l'ordinamento del notariato.

La firma che il Notaio appone a chiusura del documento notarile è il risultato di una complessa attività volta alla tutela degli interessi delle parti e dell'ordinamento giuridico, a seguito di numerosi controlli aventi ad oggetto: l'identità personale delle parti; la loro capacità giuridica; i poteri di rappresentanza e legittimazione nelle più svariate forme; la liceità del contenuto dell'atto; la conformità alla volontà delle Parti e l'idoneità a conseguire gli effetti voluti; la redazione del documento in maniera chiara ed idonea alla conservazione nel tempo.

Alla firma seguono gli adempimenti che la legge richiede e che nel tempo sono divenuti sempre più numerosi e complessi a carico dei privati e del notaio.

Quanto sopra si atteggia nelle modalità più svariate a seconda dei diversi settori in cui si svolge l'opera del notaio, che vanno dall'immobiliare ai rapporti di famiglia, dai testamenti e le successioni alle società e agli enti ed associazioni, dalla volontaria giurisdizione alle esecuzioni immobiliari.

Questa particolare sostanza dell'atto notarile che deriva da una preparazione giuridica di alto livello, testata da uno dei concorsi più difficili a livello nazionale, spiega perchè l'atto notarile sia lo strumento più usato per accedere alla pubblicità immobiliare e commerciale; come esso abbia efficacia immediata di titolo esecutivo; perchè esso in giudizio costituisca prova fino a querela di falso.

Ma, oltre il lavoro di alta specializzazione giuridica che sta intorno alla creazione del documento notarile, esiste una struttura ed una organizzazione volta specificatamente al controllo e alla conservazione di questa prestazione, che non ha riscontro in nessuna altra attività professionale.

L'attività del singolo notaio è soggetta al costante controllo dell'organismo professionale locale (il Consiglio Notarile) il quale vigila sulla esatta osservanza dei doveri legali e deontologici; ogni quattro mesi, i repertori, ovverosia gli elenchi degli atti stipulati, sono revisionati dall'Agenzia delle Entrate al fine di controllare l'esatto adempimento degli obblighi fiscali; ogni biennio, i repertori, gli atti e i registri tenuti dal notaio sono ispezionati dall'Archivio Notarile e dal Presidente del locale Consiglio per un analitico controllo in ordine alla osservanza di tutte le prescrizioni di legge.

A valle di tutti questi controlli sta il nuovo procedimento disciplinare notarile regolato dal decreto legislativo 1 agosto 2006 n. 249, concepito nell'ottica di rafforzare gli strumenti posti a garanzia della prestazione notarile e la tutela del cittadino.

Infine, la conservazione dei documenti e la loro reperibilità e conoscibilità.

Il notaio finchè esercita nello stesso Distretto, conserva nel suo studio gli originali degli atti stipulati; deve rilegarli in volumi al fine di una ordinata conservazione e custodirli in maniera adeguata; deve disporre di indici che permettano di risalire dai nomi delle parti agli atti da esse stipulati. Mensilmente, tra l'altro, il notaio ha già comunicato il repertorio, cioè l'elenco di tutti gli atti stipulati con le notizie principali che li riguardano, nonchè l'indice su supporto magnetico degli stessi, all'Archivio Notarile di competenza.

In caso di cessazione di attività nel Distretto (trasferimento, pensionamento, morte) gli atti vengono consegnati all'Archivio Notarile di competenza insieme ai repertori, i registri ed indici e lì sono conservati fino a quando non maturi il termine per il versamento degli stessi all'Archivio di Stato.